Perbezaan Utama - Setiausaha vs Penyambut Tetamu
Setiausaha dan Receptionist adalah dua jawatan penting dalam mana-mana organisasi di mana beberapa perbezaan dapat ditekankan. Kedua-dua jawatan ini mempunyai peranan, fungsi dan tugas yang berbeza untuk bertentangan dengan kesalahpahaman yang popular bahawa ini adalah satu dan pekerjaan yang sama. Walaupun seorang setiausaha lebih merupakan pembantu peribadi atau pembantu pentadbiran, penyambut tetamu adalah orang pertama yang ditemui ketika dia memasuki organisasi. Mari kita lihat perbezaan antara fungsi setiausaha dan penyambut tetamu.
Siapa Setiausaha?
Menurut Oxford English Dictionary, seorang Setiausaha adalah pegawai pentadbiran dalam organisasi yang bekerja untuk menaip surat, menyimpan rekod, dan lain-lain. Fungsi setiausaha berbeza-beza bergantung pada ukuran organisasi. Walaupun di sebuah syarikat kecil, dia mungkin harus melakukan tugas ganda sebagai penyambut tetamu dan juga setiausaha, dalam organisasi besar, dia adalah orang yang mengatur jadual bosnya, menerima dan membalas semua surat, memesan bekalan, menjadualkan janji temu dengan bosnya, menaip surat penting dan sebagainya.
Seorang setiausaha mesti mempunyai sekolah menengah atau diploma yang setara dan mesti mempunyai kemahiran menaip dengan pantas. Banyak syarikat lebih suka mengambil pekerja yang mempunyai sijil kemahiran tahap setiausaha tambahan. Sekarang mari kita beralih ke pemahaman mengenai peranan penyambut tetamu untuk mendapatkan idea yang jelas tentang perbezaan antara keduanya.
Siapakah Penyambut Tetamu?
Penyambut tetamu biasanya diminta untuk menyambut orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke jabatan yang berbeza bergantung pada keperluan mereka. Dia juga merupakan orang yang harus memenuhi panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga untuk mendengar aduan. Orang yang ingin bertemu dengan orang penting dalam organisasi mesti berjumpa dengan orang ini untuk mendapatkan tarikh dan masa perjumpaan.
Semasa anda membuat panggilan ke mana-mana syarikat, suara yang biasa anda dengar adalah suara penyambut tetamu. Seorang penyambut tetamu harus melayani semua pengunjung dan mesti mempunyai keperibadian yang menyenangkan, sikap suka menolong dan suara yang manis untuk menarik perhatian mereka. Dia mesti mempunyai etika telefon supaya dia memenuhi semua pertanyaan perniagaan dengan kecekapan maksimum dan mengubah pertanyaan biasa menjadi pelanggan sebenar.
Sudah jelas bahawa terdapat perbezaan besar dalam peranan, tanggungjawab dan fungsi setiausaha dan penyambut tetamu.
Apakah Perbezaan Antara Setiausaha dan Penyambut Tetamu?
Definisi Setiausaha dan Penyambut Tetamu:
Setiausaha: Pegawai pentadbiran dalam organisasi yang bekerja untuk menaip surat, menyimpan rekod, dll.
Penyambut tetamu: Orang yang menyambut dan berurusan dengan pelawat ke pejabat
Ciri-ciri Setiausaha dan Penyambut Tetamu:
Tugas:
Setiausaha: Seorang setiausaha mengatur jadual bosnya, menerima dan membalas semua surat, memesan bekalan, menjadualkan janji temu dengan bosnya, menaip surat penting, dll.
Penyambut tetamu: Penyambut tetamu menyapa orang di kaunter penerimaan tetamu dan mengarahkan mereka ke jabatan yang berbeza bergantung pada keperluan mereka. Dia juga harus memenuhi panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga untuk mendengar keluhan.
Keperluan:
Setiausaha: Perakuan kemahiran kesetiausahaan diperlukan.
Penyambut Tetamu: Kemahiran khusus tidak diperlukan; namun individu mesti mempunyai keperibadian yang menyenangkan, sikap suka menolong dan suara yang manis. Dia juga harus cekap dalam kerjanya.
Gambar Kesopanan:
1. 32B Setiausaha Bendahari [Domain awam], melalui Wikimedia Commons
2. "Receptionists" oleh Evan Bench dari paris, france - Reception. [CC BY 2.0] melalui Wikimedia Commons
